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Identifiez-vousVendredi 22 Juin 2018 - 20:27:50

Guide - Module Affaires

Introduction

L'application vous permet de gérer vos opportunités commerciales directement depuis votre plateforme. Vous pourrez ainsi, au choix : organiser votre journée en tant qu?acteur commercial ou, si vous êtes responsable, piloter votre équipe grâce à une vision globale de l?activité de vos commerciaux. Ce mini-guide a pour but de vous accompagner dans la prise en main de ce module Affaires

1 - Paramétrez votre tableau de bord

Pour accéder au module Affaires, vous devez disposer des droits d?accès. Si vous bénéficiez d?un compte administrateur, alors vous possédez obligatoirement ces droits. Cependant, si ce n?est pas le cas, il vous faut demander à l?administrateur de votre application Nelis de vous les octroyer en les activant dans la configuration avancée, rubrique « gestion des utilisateurs ».

Pour commencer, nous allons paramétrer votre profil d?utilisateur. Ainsi, rendez-vous sur le module « Affaires » en cliquant sur l?icône correspondant dans la barre de navigation. Puis, sur « Modifier les options ».

Un pop up apparaît et vous invite à renseigner l?affichage par défaut de votre tableau de bord. Il s?agit du profil d?utilisateur et de la période sous lesquels s?affichera votre module Affaires.


PROFIL D'UTILISATEUR

Le module Affaires est disponible en 2 modes différents : le mode acteur commercial, qui vous permettra de faciliter votre organisation au quotidien et de visualiser vos propres performances, ou le mode responsable commercial, avec lequel vous visualiserez l?ensemble des résultats de votre équipe. Sélectionnez ainsi le mode vous correspondant.


PERIODE D'UTILISATION

Choisissez, par la suite, la période sous laquelle vous souhaitez que vos indicateurs soient calculés (performances et portefeuille). 4 périodes sont disponibles : mois, trimestre, semestre, année.

Enfin validez. Vous bénéficiez désormais pleinement de votre outil de gestion des Affaires.

2 - Acteur commercial : Suivez l'évolution de votre activité

CREEZ UNE AFFAIRE

Nous allons commencer par créer une affaire. Pour cela, cliquez sur « Ajouter une affaire». Vous accédez ainsi à la fenêtre de création d?Affaires. Renseignez maintenant les champs vides. Les champs comportant un astérisque rouge sont à remplir obligatoirement

Attention, il est primordial, pour bénéficier de résultats fiables, de renseigner convenablement les informations concernant vos affaires. En effet, toutes les statistiques s?appuieront sur les données saisies.

  • INFORMATIONS CONCERNANT L'AFFAIRE
    Commencez par saisir les champs qui qualifient l?affaire : « Nom de l?affaire », « Type d?affaires », « Société concernée » et « Contact principal ». Pensez à bien renseigner ces 2 derniers champs car vous pourrez ainsi, par la suite, accéder à cette affaire directement depuis la fiche contact ou société correspondante.

  • INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
    Les champs qui suivent permettent de mieux qualifier l?affaire : « Assignée à », « Prévue pour », « Phase », « Informations complémentaires ». Sachez que vous pouvez personnaliser les phases et le type d?affaires, si vous possédez les droits d?administration du module, en cliquant sur « Vous pouvez personnaliser cette liste » sous le champ que vous souhaitez modifier.
    De plus, il vous est également possible d?ajouter des pièces-jointes, tels qu?une facture ou un devis. Une fois l?ensemble des champs renseignés, validez.

  • PRECISIONS SUR L'AFFAIRE
    Enfin, une nouvelle fenêtre apparaît. Saisissez alors le montant de votre affaire et son pourcentage de réussite. Puis validez.

    Félicitations vous venez de créer votre première affaire !

Gérez votre portefeuille d'affaires

Dans votre usage quotidien de l?application Nelis, vous pourrez à tout moment visionner la liste de vos affaires en cours, passées ou à venir, classées par mois. Pour cela, survolez l?icône du module Affaires, puis cliquez sur « Portefeuille ».


Trois types de filtre vous seront proposés afin que vous puissiez visionner votre portefeuille en fonction du potentiel de vos affaires, en fonction du potentiel ajustée avec sa probabilité de réussite ou encore en fonction de sa réactivité.



SELON LE POTENTIEL LE PLUS FORT
Si ce qui compte pour vous est d'accéder rapidement aux affaires ayant le plus fort potentiel budgétaire afin d'augmenter vos actions commerciales, alors choisissez la vue par Montant.



Toutes vos affaires se classent par odre croissant (ou décroissant) de montant de CA par mois. Cela permet de cibler en un clin d'oeil vos plus grandes opportunités commerciales.

SELON LE POTENTIEL PONDERE
Deuxième choix: si vous désirez connaître quelles sont les affaires ayant le plus grand montant, tout en tenant compte de sa probabilité de réussite, alors le ciblage par Montant pondéré s'impose à vous !




La liste de vos opportunités s?adaptera à ce tri en affichant au-dessous du montant pondéré, le potentiel financier et la probabilité de réussite l?affaire.

SELON SA REACTIVITE
Plus que le montant de vos affaires, il apparaît également utile de savoir quelles sont celles qui sont actives actuellement. Le tri par dernière activité répond à cette problématique en vous permettant d?afficher quelles sont les opportunités commerciales activée récemment par vos collaborateurs. Pour cela, l?application détectera tout évènement créé en lien avec vos affaires, afin de les classer par ordre croissant de création.


ORGANISEZ-VOUS GRACE AU TABLEAU DE BORD

Vos affaires désormais saisies, Nelis va faciliter votre organisation au quotidien en mettant à votre disposition une vue sur votre situation commerciale actuelle et un ensemble d?indicateurs sur vos performances. Ces données apparaissent sous l?onglet « Tableau de bord » de votre module « Affaires ».

Ainsi, nous vous offrons la possibilité d?accéder à un aperçu de vos résultats (performances et portefeuille) selon le mois, le trimestre, le semestre, l?année ou bien les 3, 6 ou 12 mois à venir.


MENSUELLE, TRIMESTRIELLE? : CHOISSISEZ VOTRE VUE
Comme nous vous l?avons précédemment énoncé, vous pouvez à tout moment modifier la période sur laquelle vous souhaitez visualiser vos résultats (mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle, sur trois mois, six mois, neuf mois). Pour cela, cliquez sur « Période » puis sélectionnez la période souhaitée.






PERFORMANCE DE L?ENTREPRISE
La première partie du tableau de bord met en avant trois informations principales que sont : le pourcentage d?atteinte des objectifs de l?équipe commerciale (Objectif / Montants Affaires Gagnées), le CA réalisé (avec le nombre d?affaires gagnées et perdues), et enfin le nombre d?Affaires en cours sur la période (avec le total des affaires créées et clôturées).







L?espace central illustre lui, la répartition de vos affaires par phase, mais également si vous êtes responsable, pour chacun des commerciaux de votre entreprise. Celui-ci vous permet de visualiser en temps réel la situation de votre équipe et, ainsi, de mieux la piloter grâce à des indicateurs fiables. En un coup d??il, vous visualiserez donc si vos commerciaux vont atteindre ou non leurs objectifs et vous pourrez les accompagner si nécessaire.













La répartition par acteur affiche un classement basé sur le chiffre d?affaires réalisé par chacun d?entre eux sur la période en cours. Nelis affiche également les objectifs et prévisionnels de chaque acteur (avec un taux de transformation). La « timeline » de répartition permettra de représenter visuellement le nombre d?affaires par phase, et ainsi d?analyser l?évolution du pipe commercial.

MUR D?ACTUALITES


Le mur d?actualités référence toutes les dernières actions réalisées sur vos affaires, que ce soit par vous-même ou par vos collaborateurs.



Ainsi, vous prendrez rapidement connaissance de ces éléments et de l?avancement de vos opportunités commerciales. Toutes les informations qui apparaissent sur le mur d?actualités peuvent être filtrées par « type » ou « utilisateurs » grâce aux filtres disponibles sur la partie gauche de votre solution.



PROJECTION
La colonne de droite est réservée à la projection de votre entreprise, en termes de chiffre d?affaires et de nombre d?affaires. Les données qu?elle affiche sont indépendantes du filtre de période appliqué sur la page principale.

Le portefeuille cumulé vous permettra ainsi de visualiser directement le chiffre d?affaires cumulé mois par mois sur une plage totale de 7 mois.



Le deuxième tableau quant à lui affichera la répartition du nombre d?affaires pour chaque mois.




ANALYSEZ VOS RESULTATS

Toujours au sein même du Tableau de bord, nous vous offrons la possibilité d?accéder à un aperçu de vos résultats (performances et portefeuille) par mois, trimestre, semestre et année (selon la période préalablement sélectionnée). Ces différents indicateurs s?appuient sur les données réalisées durant la période précédente qui constituent vos objectifs. Ainsi, si vous visualisez votre panier moyen du mois en cours, la jauge vous fixe pour objectif le panier moyen du mois précédent.

  • MENSUELLE, TRIMESTRIELLE... : CHOISISSEZ VOTRE VUE
    Comme nous vous l?avons précédemment énoncé, vous pouvez à tout moment modifier la période sur laquelle vous souhaitez visualiser vos résultats (mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle). Pour cela, cliquez sur « Période » puis sélectionnez la période souhaitée.

  • VOS PERFORMANCES
    Faîtes un point sur vos performances grâce aux 3 indicateurs disponibles sur la droite de votre écran : votre CA réalisé, votre panier moyen et votre taux de transformation sur la période en cours. Sur ces 3 jauges, la valeur médiane constitue votre objectif, soit la valeur réalisée sur la période précédente.

  • VOTRE PORTEFEUILLE
    Votre portefeuille constitue les affaires en cours ainsi que vos affaires gagnées. Vous pourrez également trouver, au sein de cet espace, vos affaires découpées par phases.

Ainsi, grâce à l?ensemble de ces indicateurs, vérifiez que vos objectifs soient bien atteints et, si ce n?est pas le cas, où se situe le domaine à rectifier : taux de transformation trop bas, pas assez de lead entrants?

3 - Responsable : Pilotez votre équipe

PILOTEZ VOS COMMERCIAUX

Un second mode est disponible dans votre module Affaires : le mode responsable. Celui-ci vous permet de visualiser en temps réel la situation de votre équipe et, ainsi, de mieux la piloter grâce à des indicateurs fiables. En un coup d??il, vous visualiserez donc si vos commerciaux vont atteindre ou non leurs objectifs et vous pourrez les accompagner si nécessaire..

  • MENSUELLE, TRIMESTRIELLE... : CHOISISSEZ VOTRE VUE
    Tout comme pour le mode acteur commercial, vous avez la possibilité de choisir la période sur laquelle vous souhaitez visualiser vos résultats (mensuel, trimestrielle, semestrielle et annuelle). Pour cela, cliquez sur « Période » puis sur la période souhaitée.

  • CLASSEMENT DE VOS COMMERCIAUX
    Dès votre arrivée sur votre module Affaires, un classement de vos commerciaux apparaît. Ce classement est basé sur le chiffre d?affaires réalisé par chacun d?entre eux sur la période en cours. Un récapitulatif vous permet ainsi de visualiser rapidement : leur CA précédent, actuel, prévisionnel et potentiel, ainsi que leur panier moyen et leur taux de transformation. Pour avoir plus d?informations sur ceux-ci, il vous suffit de cliquer sur la photo de la personne choisie, un détail de leur situation commerciale apparaît alors.

  • MUR D'ACTUALITES
    En descendant avec le curseur, vous trouverez plus bas sur la même page, le mur d?actualités des affaires de l?ensemble de l?équipe et les dernières actions réalisées : affaires gagnées, perdues, phases modifiées? Vous pouvez, si vous le souhaitez, commenter chacun de ces événements en cliquant sur « Commenter ». Cela vous permet d?interagir et de mieux communiquer avec votre équipe commerciale.

  • PERFORMANCES GLOBALES
    A droite de votre écran, 3 jauges sont visibles et vous permettent de visualiser la situation globale de l?équipe : le CA, le panier moyen et le taux de transformation. Ces indicateurs sont calculés par rapport à ceux réalisés durant la période précédente.
  • PORTEFEUILLE GLOBAL
    Le « Portefeuille Global » constitue le nombre d?affaires de la totalité de l?équipe ainsi que les affaires gagnées. De plus, vous pourrez trouver la totalité des affaires découpées par phases


VISUALISEZ VOS RESULTATS

L?outil Statistiques Nelis permet de décomposer vos résultats commerciaux afin de mieux visualiser leurs origines. De manière globale, cet outil peut vous aider à définir les points sur lesquels vous pourrez vous améliorer ou au contraire les atouts de votre entreprise. Pour accéder à celui-ci, rendez-vous dans le module « Affaires », onglet « Statistiques ».

  • LES FILTRES
    Cet outil de statistiques vous permet d?analyser votre CA de manière approfondie. En effet, vous pouvez choisir de visualiser les résultats qui vous intéressent grâce à un système de filtre. Dans un premier temps, choisissez si vous voulez analyser votre chiffre d?affaires par types de vente ou bien par utilisateurs. Sachez qu?il est possible de personnaliser vos types de vente. Pour en savoir plus à ce sujet, rendez-vous au paragraphe « Personnalisez vos affaires ».

    De plus, vous pouvez choisir de visualiser vos résultats sur une période définie grâce au filtre en haut à droite de votre écran. Pour obtenir la vision souhaitée de votre CA, entrez la date de début ainsi que la date de fin de la période souhaitée.

  • ANALYSE DU CHIFFRE D'AFFAIRES
    A votre arrivée sur l?onglet Statistiques, vous pouvez apercevoir quatre schémas différents. Le premier schéma, en haut à gauche de votre écran, vous affiche votre chiffre d?affaires par mois (selon la devise enregistrée). Vous pourrez ainsi constater l?évolution de vos résultats sur une période donnée.

    Le second schéma, en haut à droite de votre page vous permet de visualiser votre CA par type de vente ou par utilisateurs. Pour changer le critère, cliquez au milieu de ce schéma et choisissez la fonction que vous voulez analyser.


    Le troisième schéma correspond à votre taux de transformation, c'est-à-dire le nombre d?affaires gagnées par rapport à la totalité de vos affaires.

    Celui-ci vous est exprimé en pourcentage mais aussi à travers un diagramme vous indiquant ce taux par mois ainsi que le nombre exact d?affaires gagnées et perdues.

    Une courbe d?évolution vous permet d?avoir un aperçu global de sa variation au cours des derniers mois.


    Enfin, le dernier schéma représente une courbe d?évolution de votre panier moyen, c?est-à-dire le montant moyen dépensé par un acheteur en une seule et même visite.

    Vous pourrez ainsi suivre son évolution au cours des mois et des années.




4 - Plus loin dans l'utilisation du module Affaires

FONCTIONNALITES COMPLEMENTAIRES

  • EXPORTEZ LA LISTE DE VOS AFFAIRES
    Si vous en possédez les droits, vous pouvez également exporter la liste de vos affaires. Pour cela, rendez vous sur l?onglet « Affaires » de votre module. Vous accéderez ainsi à la liste de vos affaires que vous pourrez exporter sous forme de tableur en cliquant sur « Exporter la liste ».

  • CHANGEZ DE MODE
    Vous êtes à la fois responsable commercial et acteur commercial ? Passez d?un mode à l?autre. Pour cela, rendez-vous sur le tableau de bord de votre module affaires et cliquez au choix sur « Pilotage commercial » ou « Mon tableau de bord ».


PERSONNALISEZ VOS AFFAIRES

Comme la plupart des modules de votre solution Nelis, le module Affaires est personnalisable. Vous pouvez ainsi, si vous le souhaitez, personnaliser les différentes listes qui sont pré paramétrées ou encore ajouter des champs personnalisés pour mieux qualifier vos affaires.

  • PERSONNALISEZ LES LISTES PREDEFINIS DE VOTRE MODULE
    Les phases de vente, les motifs de réussite ou de perte, les types d?affaires et les types d?intervenant sont paramétrables. Ainsi, si vous souhaitez personnaliser l?une de ces données, rendez vous dans le panneau de configuration de votre solution et sélectionnez « Configuration des modules » puis « Force de ventes ».

    Maintenant, cliquez sur la rubrique que vous souhaitez modifier, l?ensemble du contenu de la liste apparaît alors. Pour modifier une des données, cliquez sur l'icone crayon, et pour la supprimer sur l'icone corbeille.

    Enfin, si vous souhaitez ajouter une valeur, cliquez sur « Ajouter une option à la liste », puis saisissez le libellé et validez.


  • AJOUTEZ DES CHAMPS PERSONNALISES
    Enfin, si certaines données concernant vos affaires sont importantes pour vous et ne vous sont pas demandées lors de la saisie de vos affaires, ajoutez un champ personnalisé. Pour ce faire, rendez vous à nouveau dans votre panneau de configuration, et sélectionnez « Configuration des modules ». Dans l?onglet « Force de ventes » choisissez « Personnalisation des fiches affaires ». En haut de votre écran, existe une liste déroulante appelée « Formulaire à personnaliser ». Grâce à celle-ci, vous pouvez définir les types d?affaires sur lesquels vous souhaitez ajouter un champ personnalisé. Si vous souhaitez l?ajouter sur tous les types d?affaires, sélectionnez « Toutes les affaires ».

    Puis, cliquez sur « Ajouter un champ personnalisé ». Et renseignez les champs qui apparaissent. « Légende » correspond au nom sous lequel le champ va être visible, choisissez donc un nom pertinent, le type de champ correspond à son format : date, champs de saisie, liste déroulante? Si vous souhaitez pouvoir faire des filtres sur ce champ, cochez la case « Ce champ peut être utilisé pour créer des filtres dans le requêteur », pour qu?il soit saisi obligatoirement, cochez la case « Ce champ doit être obligatoirement rempli ». Puis validez.

    Votre champ personnalisé vient d?être créé. Vous pourrez désormais le retrouver lors de la saisie d?une nouvelle affaire.